製造業の作業マニュアル｜Word・Excelのひな型と作成手順

2026年10月28日

工場の作業手順書と歯車を背景に「作業マニュアルの作り方、Word・Excelで使う項目と手順」と記した記事アイキャッチ

作業マニュアルを整えたいのに、何を書けばよいか分からない。教える人によって説明が違い、保存されている文書のどれが最新版かも迷ってしまう。そんなときは、書式を選ぶ前に、一つの作業について「誰が、何を、どこまで確かめるか」を整理してみましょう。

この記事では、製造業の経営者・現場責任者に向けて、作業マニュアルの項目例と短い記入例、作成・確認・承認・見直しの手順を紹介します。一業務の内容を整理するためのWord・Excelの空欄ひな型も用意しました。自社の正式手順や教育・作業権限、承認条件を確認し、対象に合わせて調整して使ってください。

POINT｜最初の一作業を選び、未確認の項目を見つける。項目を埋めただけで、正式な作業標準や教育が完成したことにはなりません。分からない基準や判断は、確認する人を決めて残します。

作る前に、対象作業と使う人を決める

最初は、「この文書で、どの作業の始まりから終わりまでを扱うか」を決めます。準備から片づけまでを含めるのか、途中の確認だけを扱うのかによって、必要な情報と関係する人が変わります。

対象：作業名、始まりと終わり、今回の文書では扱わない範囲。
読む人：その人が受けている教育、前提となる知識、作業できる権限。
使う場面：準備、作業中の確認、引継ぎ、教育など、どの場面で見るか。
照合する先：既存の正式手順、図面・規格・社内基準の参照先と版、確認・承認する人。

すでに正式な手順書がある場合は、新しいテンプレートを埋める前に照合します。作成者の判断だけで既存の基準を置き換えたり、他工程の作業範囲を広げたりしないでください。安全・品質、必要な資格や教育、顧客から指定された条件は、現場の正規の判断先へ確認します。

本文で使える、作業マニュアルの項目例

次の表は、自社の作業マニュアルへ何を書くかを考えるために、RYOPONが整理した汎用の項目例です。公的様式を転載したものや、法令上の必要事項をすべて示す表ではありません。対象の作業に合う項目と、追加で確認すべき条件を選んでください。

項目	記入する内容・確認先
文書名・番号・版・適用開始日	何の文書のどの版か。いつから使う承認になっているか。
対象作業と読む人	扱う範囲と対象外、使用者、必要な教育・権限。
準備する物と開始条件	設備・工具・材料・保護具など。正式基準と担当者に確認する。
作業手順	一つの項目に一つの行動を、実行する順序で書く。
確認基準と根拠	何を、どの基準で確かめるか。正式な図面・規格・社内標準の参照先。
注意・判断を戻す条件	異常や判断できない状態、連絡先。中断等の対応は正式手順を参照する。
記録と引継ぎ	何をどこへ記録し、誰に渡すか。
作成・確認・承認	各役割と確認状況。草案と承認済みを区別する。
保管先と改訂履歴	正本の場所、改訂理由・日付・承認・適用開始日、旧版の扱い。

厚生労働省の資料では、作業名、手順、使用する設備・工具等、危険に関する注意を記載し、一つの手順を一つの項目として簡潔に書く考え方が示されています。参考資料［1］上表の文書番号や改訂管理などは、その説明に加えて自社の運用を考えるために整理した項目です。

数値基準や許容差は、記入欄を埋めるために作らず、正式な根拠と版へ戻って確認します。確認中の箇所は、分からない点と確認先が見える草案として扱い、作業に使用してよい承認済み文書と混ぜないようにしましょう。

Word・Excelのひな型で、一業務の内容を整理する

対象の一業務について記入する、空欄のひな型です。WordとExcelには同じ17の基本項目と、作業手順・改訂履歴の記入欄があります。文書番号、対象作業、正式手順の参照先と版、必要な教育・作業権限、確認・承認の役割、改訂日や正本の保存先などを整理できます。

Wordは2ページ、Excelは2シートの構成です。使いやすい形式を選び、必要な行数に調整してください。Excelに自動判定や改訂日の自動記録を行う数式は入っていません。

利用前に、各社の正式手順・必要な教育・作業権限・承認条件を確認し、対象に合わせて内容を調整してください。特定設備の操作手順や作業資格を示すものではありません。入力後は、使う端末や印刷時の見え方も確認してください。

手順欄の書き方を、説明用の例で確かめる

説明用の架空例｜共有文書の版を確認する。次は、行動・確認・分からない場合の判断先を書き分けるための教材です。実際の社内手順ではなく、設備操作や製品判定の手順を示すものでもありません。

番号	作業	確認ポイントと理由	異常時の判断先
1	指定された正本の保管先で、対象の文書を探す。	別の文書と取り違えないよう、文書名・番号と対象作業を照合する。	保管先や対象が分からなければ文書管理者。
2	正本の版を、手元の閲覧用文書と照合する。	使う版を区別するため、版と適用開始の表示を照合する。	不一致・未記載なら文書管理者へ戻す。
3	一致を確認できた版と、確認できなかった点を所定の場所へ記録する。	未確認のまま扱わないよう、記録先と渡す相手を確かめる。	適用の判断ができなければ承認担当者。

「最新版を確認する」とだけ書くより、どこを見て、何と照合し、合わなければ誰に聞くかまで分けて考えます。自社の文書へ当てはめる際は、実在する正本の場所と管理者を確認してください。この例に沿って記録したことだけで、実作業を始めてよいと判断はしません。

Excel・Wordに整理するときの考え方

一覧表で整理したい場合

手順を行ごとに見渡し、行動と確認する点を並べたい場合は、Excelなどの表へ整理する方法があります。上の記入例やひな型の「番号」「作業」「確認ポイントと理由」「異常時の判断先」の欄を使い、自社の内容を書き分けてみてください。

説明が長くなる項目は、文字を小さくして詰め込まず、補足の文章を分けることも考えます。使用する端末や印刷した紙で、列幅、文字の大きさ、改ページ、手順の続きが読めるかを実際に確かめましょう。

背景や理由を段落で説明したい場合

目的や判断の理由を文章で説明する場合は、Wordなどの文書に「目的と対象」「準備」「手順と確認」「例外と連絡先」「改訂」の見出しを置く方法があります。短い段落と番号を使い、行動の説明と注意事項が対応するように整理します。

写真や図を使うときは、説明に必要な情報を選び、撮影・利用のルールや権利、機密の映込みを確認します。図面、顧客名、画面上の個人情報などを、そのまま社外へ共有しないようにしてください。写真や動画を増やすこと自体を完成条件にする必要はありません。

閲覧用にPDFを使う場合も、実際の端末と印刷で表示を確認し、編集用の正本、閲覧用、保管先、閲覧・編集の権限を決めます。PDF化だけで内容の変更や誤編集を防げるとは扱わず、共有方法と一緒に管理してください。新しいクラウドや有料ツールの導入を前提にする必要はありません。

作成・確認・承認から、使用と教育へ進める

STEP 1｜作業を知る人と、現物・正式基準を照合する

対象の作業を知る人に、草案の順番、確認する場所、判断が必要な箇所を確かめてもらいます。作成者の記憶だけに頼らず、既存の正式な基準や参照先の版と照合してください。

観察や撮影を行う場合も、現場の安全・品質・機密のルールを先に確認します。確認のために危険な場所へ入ったり、未承認の設備操作を試したりしないでください。分からない箇所は、確認する人と条件を残します。

STEP 2｜確認した内容を承認し、使う人へ伝える

「草案」「内容を確認済み」「承認済み」「使用開始」を区分し、承認する人と適用開始を明確にします。実作業で確かめる場合は、必要な権限、教育、承認、立会いなどの条件を満たす範囲で行います。新人へ文書だけを渡して試させる進め方にはしません。

厚生労働省の資料も、手順書を使った教育、決めた場所への保管、使用状況の確認、改訂時の追加教育を挙げています。参考資料［1］文書を承認したことと、使う人の教育修了や作業資格を確認したことは、それぞれ記録してください。

POINT｜迷った箇所を、次の修正へつなぐ。確認の際は、読んだかどうかに加えて、参照先を見つけられたか、判断の根拠が分かったか、例外を誰へ伝えるかを確かめます。実施していない作業や確認できていない条件は、完了に含めません。

作業マニュアルを整えるときのよくある質問

最初はどの項目から書けばよいですか？

一つの対象作業を選び、始まりと終わり、読む人、正式な基準と確認先から整理してみてください。そのうえで手順を分け、確認基準や判断が分からない部分を記録します。すべてを推測で埋めず、確認が必要な項目を見つけることから進められます。

マニュアルがあれば、誰でも一人で作業できますか？

文書があるだけでは、作業してよいことにはなりません。必要な資格、教育、権限、社内の承認条件を確認します。安全や品質に関わる判断は、現場の正式な基準と権限を持つ担当者へ戻してください。

どのくらいの頻度で更新すればよいですか？

一律の期間では決められません。作業や設備、道具、配置、参照する基準などが変わったときに影響を確認し、必要な改訂と周知を行います。社内で決める定期点検も組み合わせ、実際に使う人が迷った箇所を見直しへつなげます。

まとめ：自社で整える範囲と、相談する内容を決める

最初の対象作業、まだ分からない項目、確認する人を一つずつ挙げてみてください。本文の項目例を自社の正式手順に合わせ、手順・確認・判断先を書き分けたうえで、確認と承認、使用する人への教育、改訂管理へつなげます。

社内で進められる部分は自社で整え、項目の整理や作成・見直しの進め方に支援が必要なら、作業マニュアル作成支援の内容を見るから支援範囲をご検討いただけます。

相談したい方は、対象の作業、すでに整っている文書、確認したい範囲を整理し、困っている作業と支援範囲を相談するからお知らせください。書籍の購入や契約前の有料診断は相談の条件ではありません。図面や顧客情報などの機密資料は、取扱いの合意前に送らないでください。

参考資料［1］ 厚生労働省『製造事業者向け安全衛生管理のポイント～パートや期間従業員などの安全衛生のために～』第3章、38～39ページ「手順書を作って守ろう（作業手順書の作成・遵守）」。厚生労働省の原資料（PDF）を見る。記載事項・教育・保管・改訂の説明を短く要約しています。本文の管理項目と記入例は、自社で検討するための独自の案です。

参考資料［2］ Microsoft「TODAY 関数」。TODAY関数の公式説明を見る。現在日付を返す動作と、実際の改訂日の記録を区別するために参照しています。